Adjoint·e administratif·ve (achats)

Nouméa, Nouvelle-Calédonie

  • Un poste basé à Nouméa (Nouvelle-Calédonie)
  • Un poste au sein de la principale organisation d’aide au développement de la région

 

Descriptif de fonctions

 

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 26 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

 

La Direction opérations et gestion fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de l’Organisation. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

 

Fonctions – L’adjoint·e administratif·ve (achats) participe à la gestion des exigences et des services administratifs au sein de la Section achats, subventions, risques et actifs.

 

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

  1. Gérer le transport des effets personnels et faciliter l’achat de véhicules hors taxes pour les nouveaux agents.
  • À réception de la notification officielle des Ressources humaines, gérer le transfert des effets personnels des agents.
  • Aider les nouveaux agents à bénéficier de la possibilité d’achat de véhicules hors taxes.
  1. Assurer un soutien administratif général et répondre aux questions de douane, de quarantaine et de protocole.
  • À la demande de la Division, élaborer les documents relatifs aux formalités douanières, à la quarantaine et au protocole.
  • Effectuer les formalités douanières au départ et à l’arrivée du matériel d’interprétation.
  1. Gérer l’assurance des véhicules de la CPS.
  • Traiter le renouvellement de la couverture de tous les véhicules de la CPS, le règlement des factures et toutes les déclarations à l’assurance.
  • Tenir à jour un registre contenant des informations détaillées sur toutes les assurances souscrites par l’Organisation.
  1. Gérer l’achat de carburant hors taxes et les cartes de carburant.
  • Traiter l’émission de cartes de carburant pour le personnel et les véhicules officiels, ainsi que l’exonération des taxes sur le carburant.
  • Effectuer chaque mois le rapprochement des factures des sociétés de carburant et les imputer au compte personnel des agents ou à la ligne budgétaire officielle qui convient.
  • Participer à la gestion du quota de carburant alloué à la CPS et informer les agents lorsque leur quota individuel est dépassé.
  1. Participer à la gestion des actifs et au rapprochement comptable.
  • Veiller au respect de la politique relative aux immobilisations.
  • Participer à l’organisation d’un comité de contrôle de l’inventaire, aux rapports à ce sujet ainsi qu’à la sortie physique des actifs.
  • Superviser la vente aux enchères des biens sortis de l’inventaire.
  • Tenir à jour une liste séparée des biens de faible de valeur de la Section achats, subventions, risques et actifs.
  1. Apporter un soutien à l’équipe des achats.
  • Solliciter des devis à la demande de la Direction opérations et gestion.
  • Émettre des bons de commande, traiter le règlement des factures et accuser réception des biens ou des services pour la Section achats, subventions, risques et actifs.
  • Gérer les demandes de formulaires d’enregistrement des prestataires.
  • Participer au contrôle mensuel des bons de commande.
  • Tenir à jour des registres des achats pour le Comité d’audit et des risques.
  • Participer à la logistique des réunions de la Section achats, subventions, risques et actifs.

 

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

 

 

Principaux critères de sélection

 

  1. Qualifications
  • Diplôme de premier cycle supérieur en administration ou au moins 5 années d’expérience du travail administratif.
  • Certificat de connaissance de la réglementation douanière.
  1. Compétences techniques
  • Sens avéré de l’organisation, avec une capacité à hiérarchiser la charge de travail et à respecter les échéances définies.
  • Aptitude prouvée à travailler efficacement sans supervision constante.
  • Aptitude avérée à organiser et soutenir les fonctions administratives.
  • Connaissance de la réglementation douanière de Nouvelle-Calédonie.
  1. Compétences linguistiques
  • Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral.
  1. Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle
  • Excellentes qualités relationnelles, bon esprit d’équipe et aptitude à travailler dans un environnement participatif et multiculturel.
  • La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

 

 

Traitement et conditions d’emploi

 

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Adjoint·e administratif·ve (achats) se situe dans la classe 6 du barème 2020 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 282 228 et 352 785 CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Égalité des chances – La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et le recrutement de son personnel se fonde entièrement sur le mérite. Toutefois, si le comité de sélection estime que deux candidat·e·s présélectionné·e·s présentent les mêmes qualifications, la préférence sera donnée aux ressortissant·e·s des États et Territoires insulaires océaniens.

Protection de l’enfance – La CPS s’engage en faveur de la protection de l’enfance dans tous ses domaines d’intervention, y compris ceux qui n’impliquent pas de côtoyer directement des enfants. La Politique de la CPS relative à la protection de l’enfance a été rédigée conformément à la Convention relative aux droits de l’enfant.

Extrait de casier judiciaire – Il sera demandé aux personnes dont la candidature a été retenue de présenter un extrait de casier judiciaire.

 

 

Modalités de candidature

 

Date limite de dépôt des candidatures : 31 mai 2020, 23h00

Référence du poste : AL000288

 

Les candidats doivent postuler en ligne sur le site http://fr.careers.spc.int/.

Les dossiers de candidature sur papier ne sont ni acceptés ni pris en compte.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

  • un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
  • une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations du·de la candidat·e ; et
  • les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

Des questions de sélection sont prévues pour l’ensemble des postes à recrutement international à la CPS. Veillez à répondre à toutes les questions de présélection. À défaut, votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection.

 

Questions de présélection

  1. Selon vous, quel est le résultat attendu lors de l’organisation d’un déménagement (installation, réinstallation) d’un membre du personnel international ?
  2. Décrivez votre expérience en dédouanement notamment de biens ou autres équipements.
  3. Quelle est votre expérience dans l’utilisation de systèmes financiers ?

JD_Procurement Administration Assistant_Fr.docx


Type: Contrat local

Catégorie: Administration & Fonctions de support

Identifiant de référence: AL000288

Date d'affichage: 05/15/2020