• Un poste basé à Nouméa (Nouvelle-Calédonie)
• Un poste au sein de la principale organisation d’aide au développement de la région

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 27 États et Territoires membres qui en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

Fonctions – L’Assistant·e administratif·ve et financier·ère – PCCOS aura pour mission de contribuer aux aspects administratifs et financiers des travaux menés par le PCCOS et de fournir un soutien dans le cadre de projets connexes, conformément aux exigences de la CPS et des bailleurs de fonds. Il·Elle assumera notamment les responsabilités suivantes : comptabilité, audits et contrôles budgétaires des projets, respect des exigences spécifiées dans les contrats de sous-traitance relatifs aux projets, appui dans le cadre des achats de travaux et services, ainsi que de l’élaboration des accords de subvention nationaux et des justificatifs de l’emploi des fonds avec les pays insulaires océaniens. Selon les besoins et dans la mesure du possible, l’Assistant·e administratif·ve et financier·ère pourra être amené·e à participer à d’autres projets menés par la CPS.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Services d’appui aux activités liées aux finances et aux achats

• Contribuer à l’élaboration de rapports relatifs aux finances et aux achats à l’aide du système de gestion financière de la CPS.
• Assurer le suivi mensuel des dépenses effectuées dans le cadre des projets, au regard du budget approuvé.
• Contribuer à l’analyse financière de l’exécution des projets pour faciliter la prise de décisions.
• Veiller à ce que les transactions financières et les achats réalisés dans le cadre des projets respectent les directives de la CPS.
• Faciliter, le cas échéant, toutes les avances en espèces requises dans le cadre des projets et assurer le suivi des justificatifs d’emploi des fonds correspondants.
• Faciliter les paiements dans le cadre des projets.
• Assurer le versement aux pays des subventions allouées aux sous-récipiendaires.
• Collaborer étroitement avec l’équipe chargée des finances au sein de la Division GEM et le service des finances central de la CPS en ce qui concerne les questions liées aux projets, aux fins de la vérification des comptes de l’Organisation et aider aux audits des projets.
• Vérifier les demandes de bons de commande et préparer les bons de commande avec rigueur et en temps opportun.
• Mettre régulièrement à jour les listes des engagements et faire en sorte que tous les bons de commande soient validés en temps voulu.
• Obtenir des devis valables auprès de prestataires de services fiables.

Gestion des voyages et des aspects logistiques

• Gérer les besoins du personnel des programmes en matière de déplacements, notamment en contactant les agents de voyage au sujet des itinéraires et des billets.
• Veiller à ce que les voyages soient inscrits au budget et prévus conformément au plan de travail.
• Contribuer à l’élaboration de budgets visant à répondre aux besoins liés aux ateliers régionaux et aux déplacements sur site.
• Faciliter les modalités de voyages aux fins de participation aux ateliers nationaux, régionaux et internationaux à l’aide du système NuTrip.
• Fournir un soutien à l’animation et à la logistique des ateliers nationaux et régionaux..
• Préparer les circulaires destinées à informer les correspondants nationaux de la CPS sur les ateliers et les événements organisés.
• Gérer les tâches administratives relatives aux ateliers et aux réunions.

Soutien administratif et opérationnel

• Gérer les tâches administratives et opérationnelles quotidiennes.
• Assurer la gestion et le suivi des systèmes d’archivage des projets, notamment l’archivage et la sauvegarde des documents, des informations et des données relatives à ces derniers sous une forme adaptée facilitant la réalisation des évaluations à mi-parcours et en fin de projet.
• Gérer efficacement les documents relatifs aux actifs afférents aux projets.
• Fournir, en tant que de besoin, un soutien quant aux questions relatives aux projets.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Diplôme (BTS) dans un domaine en rapport avec les fonctions du poste, tel que la comptabilité, la gestion financière ou l’administration d’entreprise.

Compétences techniques

• Au moins trois ans d’expérience du financement et de l’administration de projets ou équivalent.
• Expérience avérée du financement et de l’administration de projets financés par des bailleurs de fonds.
• Expérience de l’administration d’audits financiers.
• Solide expérience de la gestion logistique et notamment de l’organisation de voyages pour des participants à des ateliers et à des formations.

Compétences linguistiques

• Maîtrise de l’anglais.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir jusqu’au 30 juin 2025.

Traitement – Le poste d’Assistant·e administratif·ve et financier·ère – PCCOS se situe dans la classe 6 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ situé entre 289 283 à 361 604 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables en matière de recrutement – Le recrutement du personnel de la CPS se fonde sur le mérite et l’équité. Les candidat·e·s participent à une procédure de sélection équitable, transparente et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à nommer des candidat·e·s respectueux·ses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidat·e·s, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Seul (e) s les candidat(e)s de nationalité française ou détenant un permis de travail approprié pourront être sélectionné(e)s.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 30 juin 2024, 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000235

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection si certains des documents ci-dessus ne sont pas fournis. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Décrivez votre expérience avec les logiciels et outils financiers tels qu'Excel, Navision ou d'autres systèmes comptables ?
2. Veuillez expliquer les étapes nécessaires et les éléments à prendre en compte pour assurer la logistique d'un événement régional de grande envergure avec 250 participants provenant de plusieurs pays des îles du Pacifique. Quelle serait votre approche pour garantir le succès de l'événement ?
3. Partagez votre expérience dans le soutien à l'achat d'équipements ou de services tout en respectant les règles et procédures organisationnelles. Détaillez votre rôle et comment vous avez dû interagir si besoin avec des collègues d'autres équipes et/ou des fournisseurs.