• Un poste basé à Suva (Fidji)
• Des conditions d’emploi attrayantes pour les agents expatriés
• Un poste au sein de la principale organisation de développement de la région océanienne

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale de développement, la CPS tient lieu de maison commune aux 26 États et Territoires qui la composent et en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des populations d’Océanie, l’Organisation intervient dans plus de 20 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la santé publique, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La vision de la Division droits de la personne et développement social est celle de sociétés océaniennes justes, équitables et résilientes. Pour concrétiser cette vision, la Division s’emploie à faire progresser les droits de la personne, l’égalité et l’inclusion sociale pour l’ensemble des Océaniens et des Océaniennes, en prenant appui sur des valeurs et des principes culturels. La mission de la Division recouvre les activités menées par l’ancienne Équipe régionale d’éducation en matière de droits de la personne (RRRT) dans le domaine des droits de la personne et par l’ancien Département développement social (SDP) dans les domaines de l’égalité de genre, de l’inclusion sociale, de la culture et de l’épanouissement de la jeunesse.

Conformément à sa vision, la Division axe ses activités sur les principaux domaines suivants :

• Objectif 1 : Les institutions océaniennes sont solides, elles travaillent en toute transparence et elles œuvrent activement à la défense et à la promotion des droits de la personne, ainsi qu’à la mise en œuvre d’un développement inclusif, sensible à la dimension de genre et respectueux des cultures.
• Objectif 2 : La société civile océanienne comprend ses droits et est capable de les défendre, ainsi que de promouvoir les valeurs culturelles.
• Objectif 3 : La culture océanienne est protégée, préservée et promue, et des savoirs et systèmes appropriés et pertinents au regard du contexte culturel sont intégrés dans l’ensemble des activités.
• Objectif 4 : Tous les programmes et activités de la CPS s’insèrent dans des approches centrées sur l’humain et tiennent compte des droits et des valeurs culturelles de différents groupes, notamment les femmes, les enfants, les jeunes et les personnes en situation de handicap.
• Objectif 5 : Les équipes de la Division HRSD travaillent de manière collective et cohérente, avec efficacité et selon des normes de qualité élevées, dans une démarche visant à obtenir des résultats partagés pour les sociétés océaniennes.

Fonctions – Le·La Chargé·e des subventions et des finances apporte son soutien à tous les volets de la gestion des finances et des subventions pour le Programme pour le leadership des femmes du Pacifique (PWL) de la Division HRSD.  Il·Elle s’occupe notamment de la comptabilité, des audits, des contrôles budgétaires et du suivi des résultats et progrès financiers conformément aux politiques et aux procédures de la CPS et du ministère australien des Affaires étrangères et du Commerce (DFAT). Il·Elle fournit également un soutien dans le cadre des procédures d’achat pour les activités approuvées en lien avec le programme PWL, les contrats et les actifs du projet, ainsi que pour les décaissements de fonds. En outre, il·elle conseille les agents chargés du programme sur les aspects financiers, contribue à la production de rapports relatifs au projet et destinés aux bailleurs de fonds, gère les fonctions d’audit et participe aux activités d’administration et de coordination associées au projet.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Préparation des budgets, suivi et établissement de rapports financiers

• Préparer les budgets du projet et du programme, notamment les plans de travail, les coûts opérationnels et certaines activités. Travailler, en étroite collaboration avec les chefs d’équipe du programme et les partenaires subventionnaires, à la conception et à la préparation des budgets.
• Effectuer le suivi du budget et des prévisions pour l’ensemble du programme, notamment au regard des éléments suivants : le plan du programme ou le plan de travail annuel, les produits et les effets, les engagements et les activités exécutées au titre du projet, et les justificatifs soumis pour le projet.
• Préparer, en temps voulu et à diverses fins, des rapports financiers relatifs au projet et au programme destinés à la CPS et aux bailleurs de fonds, ainsi qu’à d’éventuels comités externes du projet, groupes de travail technique, etc. Les rapports pourront contenir les éléments suivants : chiffres réels comparés au budget, activité chiffrée ou effets obtenus au regard des plans de travail, activités exécutées dans le cadre du projet et risques connexes, gestion de la trésorerie et questions liées aux audits.

Comptabilité, audit et conformité du projet

• Contribuer à l’ensemble des préparatifs en cas d’audit du projet et fournir un appui en cas d’examen ou d’évaluation externe portant sur des questions financières ou relatives aux subventions. Échanger avec les auditeurs afin de leur fournir rapidement les documents demandés.
• Mettre en place un système d’archivage électronique solide et systématique pour tous les documents relatifs aux finances, aux achats et aux subventions.
• Veiller à ce que les dépenses et les rapports soient conformes aux politiques applicables de la CPS et aux exigences des bailleurs de fonds, ainsi qu’aux accords contractuels de subvention. Veiller à ce que toutes les informations financières relatives au projet, notamment les opérations comptables, soient enregistrées avec exactitude dans le système financier de la CPS et à ce que toute anomalie soit corrigée en temps voulu.

Supervision des activités liées aux subventions et établissement des rapports connexes

• Tenir un registre des subventions et le mettre à jour régulièrement en fonction de l’avancement du projet et des discussions tenues avec l’équipe du projet, les bénéficiaires de subventions et les autres parties prenantes. Élaborer des plans d’action avec les agents du projet, afin de remédier aux insuffisances des bénéficiaires de subventions, et en assurer le suivi dans le registre.
• Contribuer à l’organisation régulière de réunions de gestion des subventions avec les responsables du programme, l’objectif étant de pouvoir suivre et contrôler les budgets, les dépenses et les risques, et déterminer les formations et l’appui requis, les évaluations des capacités en cours et les stratégies d’atténuation.
• Collaborer avec les équipes de projet, au sein de la Division HRSD et d’autres divisions de la CPS, en vue d’accorder et de gérer des subventions conformément à l’ensemble des politiques et procédures relatives aux finances et aux achats de la CPS et des bailleurs de fonds.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions fourni.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Licence en finances, en comptabilité ou en administration d’entreprise, ou connaissances et expérience équivalentes.

Compétences techniques

• Au moins 3 années d’expérience de la comptabilité de projet, de préférence au sein d’une organisation internationale ou régionale.
• Connaissance avérée de l’établissement de budgets, de l’élaboration de rapports financiers, de l’établissement de rapports à l’intention de bailleurs de fonds, des procédures d’audit et de la gestion financière de subventions dans le cadre de projets.
• Expérience en matière d’utilisation des systèmes de gestion de l’information financière.
• Solides aptitudes en matière de coordination, d’administration, de création de réseaux et de collaboration.     

Compétences linguistiques

• Maîtrise exceptionnelle de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, une connaissance pratique du français étant considérée comme un atout supplémentaire.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, inclusif et respectueux de l’équité.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Jusqu’au 30 juin 2026. Le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste de Chargé·e des finances et des subventions se situe dans la classe 8 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ de 2 044 à 2 555 DTS (droits de tirage spéciaux), soit entre 6 091 et 7 614 dollars fidjiens (2 719 à 3 398 dollars É.–U. ; 2 534 à 3 167 euros) au taux de change en vigueur. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonctions se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, les qualifications et l’expérience étant dûment prises en compte. La progression au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Les agents expatriés de la CPS en poste aux Fidji ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu. En revanche, les ressortissants fidjiens employés par la CPS aux Fidji en sont redevables.

Avantages dont bénéficie le personnel international en poste aux Fidji – La CPS verse une indemnité mensuelle de logement, d’un montant compris entre 1 350 et 3 000 dollars fidjiens. Pour autant qu’ils remplissent les conditions requises, les agents et les membres de leurs familles qui sont à leur charge peuvent prétendre à une indemnité d’installation et de réinstallation, à la prise en charge de leurs frais de déménagement et de leurs voyages en avion, à un congé dans les foyers, à une assurance maladie, à une assurance vie et à une indemnité pour frais d’études. Les agents bénéficient de 25 jours de congé annuel et de 30 jours de congé maladie par an et peuvent adhérer à la Caisse de prévoyance de la CPS (moyennant une cotisation équivalant à 8 % du traitement brut, la CPS versant une contribution correspondante).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables au recrutement – Le recrutement au sein de la CPS est fondé sur le mérite et l’équité, et les candidatures font l’objet d’un processus de sélection équitable, transparent et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à recruter des personnes respectueuses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidatures, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 5 janvier 2025 à 23 h 59 (heure des Fidji)

Référence du poste : JM00011

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : https://fr.careers.spc.int/.

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Veillez à fournir tous les documents susmentionnés. À défaut, votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation. Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

S’agissant du personnel international en poste aux Fidji, un·e seul·e ressortissant·e étranger·ère par famille peut être employé·e par une entité exerçant ses activités aux Fidji. La CPS peut, au cas par cas, prêter son assistance pour ce qui est de la soumission de demandes au ministère fidjien des Affaires étrangères pour examen et approbation finale. Elle ne peut en aucun cas garantir que les demandes soumises audit ministère aboutiront. Lorsque ces demandes sont approuvées, les conjoints et partenaires sont tenus de se conformer aux conditions que le ministère est susceptible de fixer.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection :

1. Veuillez décrire votre expérience de l’administration financière, notamment de l’établissement de budgets et de rapports financiers, ainsi que votre expérience des achats, notamment des actions menées pour favoriser la mise en œuvre des processus d’achat dans le cadre de projets financés par des bailleurs de fonds.
2. Selon vous, quelles sont les grandes étapes du cycle de gestion des subventions, ainsi que les éléments importants à prendre en compte pour une organisation telle que la CPS ?
3. Veuillez décrire votre expérience de l’appui prêté aux bénéficiaires de subventions océaniens, notamment aux petites organisations et entités publiques océaniennes, pour ce qui concerne l’établissement de rapports financiers.