• Un poste basé à Suva (Fidji)
• Des conditions d’emploi compétitives pour les agents expatriés
• Un poste au sein de la principale organisation de développement de la région

Descriptif de fonctions 

Le·La Chef·fe d’équipe – Subventions et collaborations (x3) encadre de petites équipes travaillant en étroite collaboration au sein de l’équipe des subventions et des collaborations afin de veiller à ce que des services de grande qualité soient fournis efficacement et en temps opportun en matière de gestion des subventions au sein de la CPS. Les personnes titulaires de ces nouveaux postes sont chargées de fournir des conseils et un appui d’expert sur des activités complexes liées aux subventions, d’améliorer le renforcement des capacités et la mobilisation des parties prenantes, ainsi que la compréhension de celles-ci en ce qui concerne les processus de gestion des subventions, et de piloter l’amélioration continue des pratiques et systèmes associés aux subventions. Les Chefs d’équipe jouent un rôle essentiel pour ce qui est de forger des liens solides avec les parties prenantes internes et externes, en veillant à ce que les activités liées aux subventions soient conformes aux normes attendues par la CPS et les bailleurs de fonds, ainsi qu’aux objectifs stratégiques de la CPS.

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Opérations : Subventions et collaborations

• Encadrer l’équipe des subventions et des collaborations afin : d’obtenir des résultats de qualité dans le cadre des activités liées aux subventions et aux collaborations ; de fournir un soutien et des conseils de qualité ; et d’offrir des services cohérents et harmonisés au sein de la CPS, conformément aux critères fixés pour l’exécution de services et aux politiques applicables de la CPS.
• Veiller à ce qu’un service client de qualité soit fourni aux divisions de la CPS entreprenant des activités liées aux subventions et aux collaborations, et à ce que les liens avec les divisions soient entretenus.
• Élaborer et présenter, à intervalles réguliers, des rapports de résultats destinés aux parties prenantes internes et externes. 

Le·La Chef·fe d’équipe (pré-attribution) se concentre sur les premières phases de la gestion des subventions et des collaborations, notamment les évaluations des capacités et l’élaboration d’accords de subvention et de collaboration. Le·La Chef·fe d’équipe (post-attribution) veille à ce que les subventions et collaborations soient suivies, vérifiées et clôturées de manière efficace, conformément aux normes de la CPS. Le·La Chef·fe d’équipe (amélioration de la performance) est chargé·e d’améliorer les processus liés aux subventions et aux collaborations, la gestion des risques et la performance globale associée aux subventions.

Pré-attribution

• Piloter le processus de pré-attribution, en veillant à ce que des propositions de subvention et de collaboration de grande qualité soient attribuées et à ce que des services cohérents soient fournis au sein de la CPS.
• Superviser les processus d’invitation à soumissionner, d’évaluation et d’attribution pour l’ensemble des activités liées aux subventions et aux collaborations, en veillant au respect des politiques internes et des normes internationales.
• Piloter un processus efficace d’évaluation des capacités et faciliter le processus d’analyse et d’atténuation des risques concernant les bénéficiaires de subventions existants et potentiels.

Post-attribution

• Superviser les activités post-attribution, en veillant à ce que les subventions soient attribuées dans les délais convenus et conformément aux normes.
• Superviser les processus de suivi, d’établissement de rapports et de clôture pour les subventions attribuées et les lettres d’accord signées, en veillant à ce que des services cohérents soient fournis aux divisions de la CPS dans le cadre de l’exécution des activités liées aux subventions et aux collaborations.
• Veiller à ce qu’un appui soit fourni au sein de la CPS et aux bénéficiaires de subventions en matière de renforcement des capacités et de formation concernant les subventions et collaborations.

Amélioration de la performance

• Améliorer l’efficacité et l’efficience de la gestion des subventions en rationalisant les procédures, en veillant au respect des politiques et en intégrant les bonnes pratiques.
• Développer les compétences et les capacités de l’équipe des subventions et des collaborations afin de garantir une prestation de services de grande qualité et l’amélioration continue de la performance.
• Superviser le suivi des effets des subventions, en veillant à l’établissement de rapports exacts en temps voulu, et en utilisant des données aux fins d’amélioration des processus de gestion des subventions.

Conseils et orientations

• Fournir des orientations d’expert sur la gestion des subventions et des collaborations, notamment les bonnes pratiques et le respect des normes internationales et des politiques de la CPS.
• Fournir des conseils éclairés aux décideurs (notamment les commissions compétentes) sur des questions complexes liées aux subventions et aux collaborations, en veillant à ce que toutes les exigences des parties prenantes soient prises en considération pour obtenir des résultats concluants.
• Fournir aux décideurs des conseils sur la gestion de considérations éthiques dans le cadre d’activités liées aux subventions et aux collaborations, en veillant à l’intégrité et au respect des normes éthiques de la CPS.

Gestion du personnel

• Gérer les agents chargés des subventions et des collaborations et les ressources.
• Encadrer les agents chargés des subventions et des collaborations et les ressources en veillant à ce que le personnel bénéficie d’une direction claire, soit soutenu et motivé.
• Piloter le processus de recrutement et de sélection en veillant à ce que les niveaux et les capacités des effectifs permettent de répondre aux besoins opérationnels.

Sensibilisation, formation et information

• Piloter l’élaboration et l’organisation de programmes de formation destinés aux parties prenantes internes et externes afin d’améliorer la compréhension et la gestion des subventions et des collaborations, notamment les processus de pré-attribution et de post-attribution, et dans le cadre des activités de la CPS en matière d’amélioration de la performance.
• Piloter l’établissement de liens de collaboration solides avec l’ensemble des parties prenantes de la CPS, en veillant à l’adéquation des activités liées aux subventions et aux collaborations et en apportant un appui en la matière.
• Piloter le maintien d’une communication ouverte et efficace avec les principales parties prenantes, en nouant des liens solides afin de contribuer à la bonne mise en œuvre d’initiatives associées aux subventions et aux collaborations.

Systèmes et processus

• Améliorer les outils et systèmes utilisés pour la gestion des subventions et des collaborations, en veillant à ce qu’ils permettent d’améliorer la compréhension, la conformité et l’efficience au sein de la CPS.
• Examiner et suggérer à intervalles réguliers des mises à jour de politiques et de processus associés aux subventions et aux collaborations, en veillant à ce que ceux-ci restent adéquats et efficaces.
• Se charger de composantes particulières d’initiatives d’amélioration destinées à renforcer la gestion et l’efficacité globales des subventions et des collaborations au sein de la CPS.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection 

Qualifications

• Diplôme universitaire de cycle supérieur dans un domaine pertinent tel que le droit, les finances, les achats, l’administration d’entreprises ou le développement international, ou connaissances et expérience équivalentes. 

Compétences techniques

• Au moins sept à huit ans d’expérience en matière d’encadrement d’une équipe fournissant des conseils sur les subventions ou collaborations, la gestion de projet ou la mobilisation de parties prenantes, la gestion financière ou juridique dans la fonction publique ou dans une organisation à but non lucratif.
• Expérience avérée de l’encadrement et de la gestion d’équipes, associée à d’excellentes compétences en matière d’organisation et de coordination.
• Capacité avérée à fournir un appui central pour des projets ou programmes complexes ou à gérer directement ceux-ci, notamment la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’établissement de rapports.
• Excellente capacité à échanger et à collaborer avec diverses parties prenantes, notamment des équipes internes, des partenaires externes et des bailleurs de fonds.  

Compétences linguistiques

• Excellente maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, une connaissance pratique du français étant considérée comme un atout supplémentaire. 

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, inclusif et respectueux de l’équité.

Traitement et conditions d’emploi 

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste de Chef·fe d’équipe – Subventions et collaborations (x3) se situe dans la classe 11 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ de 3 091 à 3 864 DTS (droits de tirage spéciaux), soit approximativement entre 9 211 et 11 513 dollars fidjiens (4 111 à 5 138 dollars É.-U. ; 3 831 à 4 789 euros) au taux de change en vigueur. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonctions se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, les qualifications et l’expérience étant dûment prises en compte. La progression au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Les agents expatriés de la CPS en poste aux Fidji ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu. En revanche, les ressortissants fidjiens employés par la CPS aux Fidji en sont redevables.

Avantages dont bénéficie le personnel international en poste aux Fidji – La CPS verse une indemnité mensuelle de logement, d’un montant compris entre 1 350 et 3 000 dollars fidjiens. Pour autant qu’ils remplissent les conditions requises, les agents et les membres de leur famille qui sont à leur charge peuvent prétendre à une indemnité d’installation et de réinstallation, à la prise en charge de leurs frais de déménagement et de leurs voyages en avion, à un voyage pour congé dans les foyers, à une assurance maladie, à une assurance vie et invalidité et à une indemnité pour frais d’études. Les agents bénéficient de 25 jours de congé annuel par an et d’autres types de congés, et peuvent adhérer à la Caisse de prévoyance de la CPS (moyennant une cotisation équivalant à 8 % du traitement brut, la CPS versant une contribution de 10 %).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables au recrutement – Le recrutement au sein de la CPS est fondé sur le mérite et l’équité, et les candidatures font l’objet d’un processus de sélection équitable, transparent et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à recruter des personnes respectueuses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidatures, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Modalités de candidature 

Date limite de dépôt des candidatures : 12 janvier 2025 à 23 h 59 (heure des Fidji)

Référence du poste : JM000811 

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : https://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Veillez à fournir tous les documents susmentionnés. À défaut, votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation. Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

S’agissant du personnel international en poste aux Fidji, un·e seul·e ressortissant·e étranger·ère par famille peut être employé·e par une entité exerçant ses activités aux Fidji. La CPS peut, au cas par cas, prêter son assistance pour ce qui est de la soumission de demandes au ministère fidjien des Affaires étrangères pour examen et approbation finale. Elle ne peut en aucun cas garantir que les demandes soumises audit ministère aboutiront. Lorsque ces demandes sont approuvées, les conjoints et partenaires sont tenus de se conformer aux conditions que le ministère est susceptible de fixer.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement. 

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

1. Donnez un exemple de situation où vous avez dû gérer une subvention complexe, de l’invitation à soumettre un projet jusqu’à la clôture, en passant par le début de l’utilisation de la subvention. Quelles difficultés avez-vous rencontrées et comment les avez-vous surmontées ?
2. Comment faites-vous en sorte de garantir le respect tant des exigences des bailleurs de fonds que des politiques institutionnelles lorsque vous gérez simultanément de multiples subventions ?
3. Donnez un exemple de situation où vous avez dû gérer une évaluation ou un audit externe difficile portant sur un programme de subvention. Qu’avez-vous fait pour préparer cet exercice et quels ont été les résultats obtenus ?