• Un poste basé à Nouméa
  • Des conditions d’emploi attrayantes pour les agents expatriés
  • Un poste au sein de la principale organisation de développement de la région

 

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale de développement, la CPS tient lieu de maison commune aux 27 États et Territoires qui la composent et en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des populations d’Océanie, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la surveillance de la santé publique, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion (OMD) fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de la CPS. Elle comprend trois composantes clés : Département des finances, Département des ressources humaines (RH) et Services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – Le·La Responsable des événements et du protocole sera chargé·e de gérer l’organisation d’événements de grande qualité et les services connexes, et de fournir un appui à la CPS ainsi qu’à des clients et partenaires externes en matière de protocole.

 

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Gestion et coordination de la prestation efficace de services liés aux événements de la CPS et de clients externes

  • Coordonner les événements organisés dans les installations de la CPS à Nouméa et à Suva.
  • Contribuer à l’organisation d’événements de haut niveau (échelon ministériel) en dehors des installations de la CPS, à l’appui des programmes de la CPS.
  • Tenir lieu de premier point de contact pour les services liés aux événements.
  • Assurer la planification et la gestion de projets dans le cadre de l’organisation d’événements.
  • Gérer la plateforme d’enregistrement des participants aux événements.
  • Superviser la gestion financière des événements.
  • Veiller à l’élaboration de supports pour les événements.
  • Guider les utilisateurs en fournissant des solutions pour les réunions virtuelles, telles que la retransmission, l’interprétation à distance et l’enregistrement de réunions.
  • Évaluer des sites externes/inspecter des sites.
  • Contribuer au transport du matériel.
  • Coordonner et organiser les services de restauration dans le cadre d’événements.

Amélioration continue des services liés aux événements de la CPS

  • Suivre la qualité et l’efficacité des événements de la CPS en vue de recenser des possibilités d’investissement et d’amélioration.
  • Collaborer de manière proactive avec des équipes de la CPS dans le but d’améliorer les installations, le protocole, les équipements, les processus et la technologie utilisés dans le cadre de l’organisation d’événements.
  • Proposer et élaborer des directives normalisées pour la gestion des événements de la CPS.
  • Élaborer des conditions générales ou, le cas échéant, des contrats avec des clients externes utilisant des installations de la CPS pour leurs événements.
  • Veiller à ce que la CPS soit couverte par une police d’assurance adéquate pour les risques associés aux événements.
  • Veiller à ce que les protocoles diplomatiques et internationaux et les procédures de gouvernance de la CPS soient respectés dans le cadre des événements de haut niveau.
  • Travailler en étroite collaboration avec la direction pour ce qui concerne l’organisation de visites et d’événements de haut niveau en fournissant des programmes et plans détaillés.
  • Aider les divisions à coordonner l’appui et les services en matière de protocole avec les membres de la CPS.
  • Effectuer des recherches sur les bonnes pratiques en matière de protocole et tenir à jour des produits du savoir sur ces questions.

Établissement de relations externes avec des prestataires et des partenaires, et gestion de ces relations

  • Superviser la sélection, le recrutement et la coordination de prestataires et de fournisseurs externes proposant des services dans le cadre d’événements.
  • Établir et actualiser une liste des prestataires et fournisseurs dont les services sont pertinents pour les événements et les besoins de la CPS.
  • Conclure des accords de fournisseur privilégié avec des prestataires et des fournisseurs.
  • Veiller au paiement en temps voulu des biens et services utilisés pour les événements.

Gestion d’équipe

  • Gérer les performances des agents, organiser, en temps opportun, des réunions de planification et d’évaluation équitables et cohérentes des performances, et encourager un dialogue ouvert en la matière.
  • S’employer à réserver du temps pour aider les agents à évoluer et à exploiter pleinement leur potentiel.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

 

Principaux critères de sélection

Qualifications

  • Licence en hôtellerie, gestion des événements, gestion et administration, diplomatie et affaires internationales, protocole, commerce ou dans une discipline apparentée

Compétences techniques

  • Cinq à sept ans en matière de gestion d’événements dans un contexte international
  • Aptitude avérée à contribuer à la rationalisation et à l’automatisation des processus
  • Excellente maîtrise de l’outil informatique, en particulier des logiciels MS Word, Excel et PowerPoint

Compétences linguistiques

  • Bilinguisme (anglais et français)

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

  • Excellentes capacités en matière de communication et qualités relationnelles
  • Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps
  • Capacité à traiter avec le personnel à tous les niveaux de l’Organisation
  • Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, inclusif et respectueux de l’équité

 

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste de Responsable des événements et du protocole se situe dans la classe 10 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ de 3 568 à 4 364 DTS (droits de tirage spéciaux), soit approximativement entre 527 770 et 645 457 CFP (4 745 à 5 804 dollars É.-U. ; 4 423 à 5 409 euros) au taux de change en vigueur. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonctions se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, les qualifications et l’expérience étant dûment prises en compte. La progression au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Avantages dont bénéficie le personnel international en poste en Nouvelle-Calédonie – La CPS fournit des logements subventionnés à Nouméa. Pour autant qu’ils remplissent les conditions requises, les agents et les membres de leur famille qui sont à leur charge peuvent prétendre à une indemnité d’installation et de réinstallation, à la prise en charge de leurs frais de déménagement et de leurs voyages en avion, à un voyage pour congé dans les foyers, à une assurance maladie, à une assurance vie et invalidité et à une indemnité pour frais d’études. Les agents bénéficient de 25 jours de congé annuel par an et d’autres types de congés, et peuvent adhérer à la Caisse de prévoyance de la CPS (moyennant une cotisation équivalant à 8 % du traitement brut, avec une contribution de la CPS équivalente à 10 %).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables au recrutement – Le recrutement au sein de la CPS est fondé sur le mérite et l’équité, et les candidatures font l’objet d’un processus de sélection équitable, transparent et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à recruter des personnes respectueuses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidatures, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

 

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 21 juillet 2024 – 23 heures (heure de Nouméa)

Référence du poste : CR000238

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : https://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

  • un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
  • une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
  • les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Veillez à fournir tous les documents susmentionnés. À défaut, votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation. Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

 

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question) :

  1. Veuillez décrire votre expérience en matière de gestion d’événements et de conférences en ligne et en présentiel. Dans votre réponse, donnez une indication de la taille et du type d’événements que vous avez gérés, et expliquez le rôle que vous avez joué en matière de coordination des événements.
  2. Décrivez les techniques et outils que vous utilisez pour que l’organisation logistique des événements se déroule sans heurts et que les participants soient très satisfaits.
  3. Veuillez décrire des situations dans lesquelles vous avez dû faire appel à votre connaissance du protocole, que ce soit sur le plan diplomatique ou international. Quel était le contexte, quelles étaient les difficultés et quelles sont les stratégies que vous avez adoptées ?

 


Position Description


Type: Contrat international

Catégorie: Technologies de l'information et de la communication

Identifiant de référence: CR000238

Date d'affichage: 19/06/2024

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