• Un poste basé à Suva (Fidji)
• Des conditions d’emploi attrayantes pour les agents expatriés
• Un poste au sein de la principale organisation de développement de la région

Descriptif de fonctions

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale de développement, la CPS tient lieu de maison commune aux 27 États et Territoires qui la composent et en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des populations d’Océanie, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la santé publique, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

La Direction opérations et gestion (OMD) fournit des services généraux à l’ensemble des divisions et programmes de la CPS. Elle comprend trois équipes clés : finances, ressources humaines et services d’information. Son action est centrée sur l’amélioration de l’efficacité des systèmes, des politiques et de la gestion, de manière à offrir des services clients de grande qualité.

Fonctions – Le·La Responsable du parc immobilier et des installations est chargé·e de gérer l’ensemble du parc immobilier, des installations et des biens de la CPS aux Fidji, ainsi que les assurances de la CPS tous sites confondus (hors Nouméa).

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

Encadrer l’équipe chargée du parc immobilier et des installations

• Gérer et superviser les agents chargés du parc immobilier et des installations de façon à atteindre les objectifs fixés et à instaurer un cadre de travail propice à l’excellence, à la collaboration et à la sécurité, au perfectionnement professionnel et à la planification de la relève, ainsi qu’à des pratiques professionnelles efficaces au sein de l’équipe.
• Gérer l’équipe chargée du parc immobilier et des installations en veillant à la bonne mise en œuvre de son programme de travail.
• Acquérir, étiqueter et entretenir les immobilisations et les biens de faible valeur de la CPS, en réalisant un inventaire annuel conformément à toutes les politiques de la CPS, notamment la Politique relative aux immobilisations et la Politique relative aux biens de faible valeur.
• Tenir à jour le registre des immobilisations de la CPS et réaliser toutes les cessions d’actifs conformément aux exigences des politiques de la CPS applicables.

Planifier et gérer l’ensemble des installations et des infrastructures de la CPS

• Élaborer le plan annuel du parc immobilier et des installations de façon à respecter les exigences et l’Organisation et à obtenir l’approbation de la direction.
• Veiller à ce que les projets d’investissement et les grands travaux de maintenance soient réalisés dans les limites du budget alloué et dans les délais impartis, en tenant compte des impératifs d’économies d’énergie.
• Élaborer et mettre en œuvre le plan de gestion des installations, axé notamment sur la maintenance préventive et les exigences relatives au cycle de vie des actifs ou de l’inventaire.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe santé et sécurité afin que toutes les activités soient menées dans le respect des exigences en matière de santé et de sécurité et que tous les problèmes dans ce domaine soient résolus rapidement et à l’amiable.

Garantir une utilisation optimale des bureaux et un environnement de travail sûr

• Déterminer de manière proactive les exigences relatives aux bureaux pour les divisions et les projets à venir.
• Veiller à ce que le parc immobilier, les installations et les bureaux de la CPS soient adaptés aux besoins et conformes à la législation applicable en matière de santé et de sécurité au travail, aux codes de construction et à d’autres exigences d’organismes officiels.
• Gérer les travaux de rénovation et d’aménagement des bureaux, y compris les travaux réalisés par des prestataires externes.
• Négocier efficacement avec les pays hôtes pour les installations fournies par les services publics de ces derniers.

Gérer le recouvrement des coûts et les budgets du parc immobilier et des installations

• Établir et examiner à intervalles réguliers les taux de recouvrement des coûts pour le parc immobilier et les installations.
• Veiller à ce que les coûts soient recouvrés efficacement auprès des occupants des bureaux.
• Mettre à jour rapidement les taux de recouvrement des coûts afin de tenir compte des bureaux supplémentaires nécessaires et des coûts d’entretien de ces derniers.
• Établir le budget du parc immobilier et des installations et le budget des dépenses d’investissement et les présenter au service des finances dans les délais impartis.

Apporter un appui au service informatique et au service juridique de la CPS pour ce qui est des assurances et des dispositions institutionnelles en matière de courtage

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe chargée du parc immobilier et des installations à Nouméa afin de recenser les besoins en matière d’assurance.
• Déterminer l’ensemble des risques relatifs à l’Organisation ainsi qu’au parc immobilier et aux installations à des fins d’assurance, pour l’ensemble des sites de la CPS.
• Gérer les relations avec le courtier en assurances de la CPS, en veillant notamment à ce qu’il fournisse des orientations efficaces sur la couverture nécessaire compte tenu des risques pour la CPS, et à ce que les polices soient renouvelées dans les délais impartis.
• Apporter un appui dans le cadre des négociations menées avec le courtier de l’Organisation concernant les exigences supplémentaires d’assurance issues des projets après le renouvellement des polices.

Gérer les services d’administration générale

• Veiller à la bonne exécution des services de coursier et de gestion du courrier pour les bureaux de Suva.
• Garantir le suivi de tous les protocoles relatifs à la valise diplomatique pour les bureaux de Suva.
• Superviser la prestation rapide et efficace de services d’accueil et de standard téléphonique.
• Veiller à ce que le parc de véhicules de la CPS soit en bon état de marche et que les demandes de transport soient gérées efficacement.

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

Principaux critères de sélection

Qualifications

• Licence en gestion de projets et en gestion d’installations et/ou dans un domaine technique et/ou juridique pertinent, ou connaissances et expérience équivalentes.

Compétences techniques

• Au moins dix années d’expérience de la gestion d’une équipe chargée de la mise en œuvre de projets d’investissement et de maintenance programmée et non programmée, et/ou d’un inventaire d’installations multiples nécessitant la maintenance des éléments suivants : terrains, systèmes de chauffage, ventilation et climatisation, plomberie, systèmes mécaniques et électriques, ascenseurs, régulateurs de tension automatiques, onduleurs, générateurs, ou encore volets structurels des bâtiments.
• Expérience avérée de la gestion de projets complexes de construction et de maintenance sur plusieurs sites, avec la capacité de lire les plans de bâtiments et les coûts des projets de construction.
• Excellentes compétences commerciales et financières et aptitude avérée à assurer une gestion opérationnelle efficace en vue d’atteindre les objectifs de performance définis et à fournir un service client de qualité.
• Expérience de l’exploitation d’un parc immobilier, d’installations et de biens sur un modèle de recouvrement intégral des coûts.
• Expérience avérée des stratégies et pratiques modernes en matière de gestion de biens.
• Connaissances spécialisées et expérience de l’application des principales lois en matière d’immobilier et des normes pertinentes (par exemple santé et sécurité au travail ou codes de construction).
• Solides compétences en direction, gestion du changement et gestion du personnel.
• Aptitude avérée à collaborer avec des prestataires sur les aspects techniques de la construction.
• Excellente capacité de communication orale et écrite et de négociation.

Compétences linguistiques

• Excellente maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, une connaissance pratique du français étant considérée comme un atout supplémentaire.

Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle

• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel, inclusif et respectueux de l’équité.

Traitement et conditions d’emploi

Durée du contrat – Jusqu’au 31 décembre 2027 – Le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste de Responsable du parc immobilier et des installations se situe dans la classe 11 du barème 2024 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ de 3 091 à 3 864 DTS (droits de tirage spéciaux), soit approximativement entre 9 211 et 11 513 dollars fidjiens (4 111 à 5 138 dollars É.-U. ; 3 831 à 4 789 euros) au taux de change en vigueur. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonctions se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, les qualifications et l’expérience étant dûment prises en compte. La progression au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Les agents expatriés de la CPS en poste aux Fidji ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu. En revanche, les ressortissants fidjiens employés par la CPS aux Fidji en sont redevables.

Avantages dont bénéficie le personnel international en poste aux Fidji – La CPS verse une indemnité mensuelle de logement, d’un montant compris entre 1 350 et 3 000 dollars fidjiens. Pour autant qu’ils remplissent les conditions requises, les agents et les membres de leur famille qui sont à leur charge peuvent prétendre à une indemnité d’installation et de réinstallation, à la prise en charge de leurs frais de déménagement et de leurs voyages en avion, à un voyage pour congé dans les foyers, à une assurance maladie, à une assurance vie et invalidité et à une indemnité pour frais d’études. Les agents bénéficient de 25 jours de congé annuel par an et d’autres types de congés, et peuvent adhérer à la Caisse de prévoyance de la CPS (moyennant une cotisation équivalant à 8 % du traitement brut, la CPS versant une contribution de 10 %).

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

Principes applicables au recrutement – Le recrutement au sein de la CPS est fondé sur le mérite et l’équité, et les candidatures font l’objet d’un processus de sélection équitable, transparent et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à recruter des personnes respectueuses de ces valeurs. Il est dûment tenu compte des principes d’équité de genre et de la volonté de maintenir une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidatures, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

Modalités de candidature

Date limite de dépôt des candidatures : 2 février 2025 à 23 h 59 (heure des Fidji)

Référence du poste : SS000005

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : https://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

• un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
• une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
• les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Veillez à fournir tous les documents susmentionnés. À défaut, votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection. Il n’est pas nécessaire de joindre aux dossiers de candidature des copies de diplômes ou de lettres de recommandation. Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

S’agissant du personnel international en poste aux Fidji, un·e seul·e ressortissant·e étranger·ère par famille peut être employé·e par une entité exerçant ses activités aux Fidji. La CPS peut, au cas par cas, prêter son assistance pour ce qui est de la soumission de demandes au ministère fidjien des Affaires étrangères pour examen et approbation finale. Elle ne peut en aucun cas garantir que les demandes soumises audit ministère aboutiront. Lorsque ces demandes sont approuvées, les conjoints et partenaires sont tenus de se conformer aux conditions que le ministère est susceptible de fixer.

La CPS ne fait pas payer l’examen des dossiers de candidature et ne vous demandera jamais vos coordonnées bancaires ou des informations de nature financière dans le cadre de sa procédure de recrutement.

Questions de présélection (maximum 2 000 caractères par question):

1. Veuillez fournir des exemples de projets de construction dont vous avez assuré la gestion. Indiquez les difficultés que vous avez rencontrées dans la gestion de tels projets et décrivez les mesures que vous avez prises pour les surmonter.
2. Quelles sont, selon vous, les clés de la gestion efficace d’installations et de biens dans une organisation telle que la CPS dotée de différentes parties prenantes réparties sur plusieurs sites ?
3. Veuillez décrire votre niveau d’expérience s’agissant des tâches d’ordre financier telles que les plans d’investissement pluriannuels, les budgets ou la trésorerie. Veuillez détailler les montants, les outils utilisés et votre rôle précis.
4. Veuillez citer un exemple de plan de maintenance que vous avez élaboré. Décrivez les principaux éléments qui ont favorisé son efficacité.