Secrétaire de la Direction

Nouméa, Nouvelle-Calédonie

  • Un poste basé à Nouméa
  • Des conditions d’emploi attrayantes pour les agents expatriés
  • Un poste au sein de la principale organisation d’aide au développement de la région océanienne

 

Descriptif de fonctions

 

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale de développement, la CPS tient lieu de maison commune pour les 26 États et Territoires qui la composent et en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des populations d’Océanie, l’Organisation intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la surveillance de la santé publique, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

 

La Communauté du Pacifique adhère à la vision entérinée par les chefs d’État et de gouvernement du Forum des Îles du Pacifique dans le Cadre pour le régionalisme dans le Pacifique : « Notre vision pour le Pacifique est celle d’une région où règnent la paix, l’harmonie, la sécurité, l’intégration sociale et la prospérité, et où l’ensemble des peuples du Pacifique peuvent vivre libres et en bonne santé tout en étant productifs. » La CPS a pour mission d’œuvrer en faveur du bien-être des Océaniens en mobilisant la science et le savoir à l’aide de méthodes efficaces et novatrices, et en s’appuyant sur une compréhension fine des spécificités et des cultures des populations du Pacifique.

 

La CPS a son siège à Nouméa (Nouvelle-Calédonie) et compte plusieurs autres sites : l’antenne régionale des Fidji à Suva, le Bureau régional pour la Micronésie à Pohnpei (États fédérés de Micronésie), le Bureau régional pour la Mélanésie à Port-Vila (Vanuatu) et le Bureau de pays des Îles Salomon à Honiara.

 

Fonctions – Le·La Secrétaire de la Direction occupe un poste clé au sein du Bureau du·de la Directeur·rice général·e. La personne titulaire du poste coordonne le travail de la Direction et de la haute direction et assure la gestion globale du Bureau du·de la Directeur·rice général·e. Elle est chargée de gérer les affaires courantes de la Direction et d’assurer la liaison avec tous les clients externes, tout en fournissant au·à la Directeur·rice général·e et au·à la Directeur·rice général·e adjoint·e (Nouméa) des services et une assistance de niveau professionnel. La personne titulaire relève directement du·de la Directeur·rice général·e et travaille en étroite collaboration avec la haute direction pour appuyer les divisions, les projets et les programmes.

 

Les principales responsabilités du poste sont les suivantes :

 

  1. Gestion des activités courantes de la Direction
  • Gérer les opérations courantes de la Direction et servir de relais d’information concernant ses activités.
  • Fournir des services de soutien administratif et de secrétariat au·à la Directeur·rice général·e et aux autres membres de la Direction, en triant et en faisant suivre au besoin la correspondance.
  • Contrôler les demandes adressées à la Direction et assurer un système de suivi pour toutes les réponses fournies. Ce système doit être au maximum automatisé et rationalisé pour mesurer la performance (délais de réponse).
  • Rédiger les documents de correspondance courants, en consultant s’il y a lieu les documents ou dossiers requis.
  • Tenir un calendrier où sont notés les rendez-vous, les réunions, les déplacements professionnels et les autres événements auxquels assistent les membres de la Direction, et s’occuper de toutes les démarches nécessaires à leur organisation, y compris la distribution de notes d’information.
  • Gérer la correspondance officielle adressée aux États et Territoires membres de la CPS, dont les circulaires, les avis de recrutement et les annonces de réunion.
  • Collaborer étroitement avec le·la Conseiller·ère principal·e afin d’appuyer la tenue des sessions du CRGA et de la Conférence.
  1. Réalisation d’autres tâches, selon les besoins
  • Coordonner et appuyer les travaux du Comité d’audit et des risques.
  • En cas de visite du·de la Directeur·rice général·e dans les pays, organiser les rencontres prévues au niveau national et assurer la liaison avec les correspondants officiels concernant le programme de la visite pendant le séjour.
  • Organiser sur demande le programme de visites de consultants et de hauts dignitaires.
  • S’acquitter des autres tâches confiées par le·la Directeur·rice général·e et les membres de la Direction.

 

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

 

 

Principaux critères de sélection

 

  1. Qualifications
  • Diplôme de l’enseignement supérieur en administration des affaires ou dans des domaines apparentés, ou expérience équivalente.
  1. Compétences techniques
  • Entre 14 et 15 ans d’expérience professionnelle, dont cinq ans minimum comme secrétaire de direction à un poste exigeant un diplôme de l’enseignement supérieur ;

OU

          20 ans d’expérience professionnelle, dont 10 ans minimum comme secrétaire de direction à un niveau d’expérience équivalent.

  • Aptitude avérée à analyser et à résoudre des problèmes dans les affaires courantes de la direction.
  • Capacité à hiérarchiser les activités selon leur ordre de priorité, à honorer rigoureusement les engagements et à respecter les délais.
  • Excellent niveau de connaissance et d’expérience de l’outil informatique et des systèmes modernes de communication.
  • Parfaite maîtrise des techniques de relations publiques.
  • Maîtrise du français et de l’anglais.
  1. Compétences linguistiques
  • Excellentes capacités de communication à l’oral comme à l’écrit permettant des échanges efficaces en anglais et en français.
  1. Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle
  • Sensibilité avérée à la diversité culturelle et capacité à travailler efficacement avec des parties prenantes et des personnes issues d’horizons culturels différents.
  • Compréhension fine et reconnaissance des cultures et façons de faire du Pacifique.

 

 

Traitement et conditions d’emploi

 

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

En raison des restrictions de déplacement en vigueur dans le contexte de la pandémie de COVID-19 et étant donné que la CPS privilégie la sécurité, la santé et le bien-être de ses agents, il est possible que la prise de fonctions soit retardée. Ces questions seront abordées en détail avec les personnes retenues. Dans la plupart des cas, la nomination et l’entrée en fonctions ne seront effectives que lorsque le déplacement vers le lieu d’affectation sera autorisé.

 

Traitement – Le poste de Secrétaire de la Direction se situe dans la classe 9 du barème 2021 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ de 3 140 à 3 829 DTS (droits de tirage spéciaux), soit approximativement entre 459 673 et 560 502 CFP (4 365 à 5 322 dollars É.-U. ; 3 852 à 4 697 euros). Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonctions se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, les qualifications et l’expérience étant dûment prises en compte. La progression au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

 

Avantages dont bénéficie le personnel international en poste en Nouvelle-Calédonie – La CPS fournit des logements subventionnés à Nouméa. Pour autant qu’ils remplissent les conditions requises, les agents et les membres de leur famille qui sont à leur charge peuvent prétendre à une indemnité d’installation et de réinstallation, à la prise en charge de leurs frais de déménagement et de leurs voyages en avion, à un voyage pour congé dans les foyers, à une assurance maladie, à une assurance vie et invalidité et à une indemnité pour frais d’études. Les agents bénéficient de 25 jours de congé annuel par an et d’autres types de congés, et peuvent adhérer à la Caisse de prévoyance de la CPS (moyennant une cotisation équivalant à 8 % du traitement brut, la CPS versant une contribution correspondante).

 

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

 

Principes applicables au recrutement – Le recrutement au sein de la CPS est fondé sur le mérite et l’équité, et les candidatures font l’objet d’un processus de sélection équitable, transparent et non discriminatoire. La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et défend la diversité de genre et la diversité culturelle, dont le bilinguisme. Elle s’emploie à attirer et à recruter des personnes respectueuses de ces valeurs. Une attention particulière est portée aux principes d’équité de genre et au maintien d’une forte représentation d’Océaniens et d’Océaniennes parmi les cadres professionnels. Si le comité de sélection estime, après entretien, ne pas pouvoir départager deux candidatures, la préférence est donnée à un·e Océanien·ne. La confidentialité totale des candidatures est garantie conformément aux dispositions de la Politique de protection des renseignements personnels de la CPS.

 

 

Modalités de candidature

 

Date limite de dépôt des candidatures : 26 septembre 2021 – 23h00 (heure de Nouméa)

Référence du poste : AL000419

 

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/

Les candidatures papier ne seront pas acceptées.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

  • un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
  • une lettre d’accompagnement exposant les compétences, l’expérience et les motivations ; et
  • les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

 

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

Des questions de présélection sont prévues pour l’ensemble des postes à la CPS. Si vous ne répondez pas à toutes ces questions, votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection.

 

Questions de présélection (2 000 caractères maximum par réponse)

  1. Quelles sont les compétences essentielles pour assurer un travail de qualité à ce poste ? Veuillez justifier votre réponse. Selon vous, comment la personne titulaire du poste peut-elle appuyer le Bureau du·de la Directeur·rice général·e ?
  2. Veuillez décrire deux grandes réalisations que vous avez effectuées au cours des cinq dernières années et qui se montrent particulièrement pertinentes pour le poste.
  3. Veuillez présenter, dans les grandes lignes, la ou les approches que vous avez mises en œuvre pour appuyer avec succès l’organisation de réunions internationales, telles que le CRGA ou la Conférence.

JD_Executive Office Manager - F.docx


Type: Contrat international

Catégorie: Administration & Fonctions de support

Identifiant de référence: AL000419

Date d'affichage: 08/30/2021