Adjoint·e administratif·ve (finances et administration)

Nouméa, Nouvelle-Calédonie

  • Un poste basé à Nouméa
  • Un poste au sein de la principale organisation d’aide au développement de la région

 

Descriptif de fonctions

 

La Communauté du Pacifique (CPS), principale organisation scientifique et technique du Pacifique, appuie le développement de la région depuis 1947. Organisation internationale d’aide au développement, la CPS fait figure de maison commune pour les 26 États et Territoires qui la composent et en assurent la gouvernance. Œuvrant pour le développement durable au bénéfice des peuples océaniens, cette organisation unique en son genre intervient dans plus de 25 secteurs d’activité. La CPS est renommée pour ses connaissances et sa capacité d’innovation dans des domaines tels que les sciences halieutiques, la veille sanitaire, les géosciences et la conservation des ressources phytogénétiques pour l’alimentation et l’agriculture.

 

La Division santé publique aide les pays membres de la CPS à améliorer la santé des communautés océaniennes, en leur apportant un soutien dans les domaines de la veille sanitaire, de la prévention des maladies transmissibles et non transmissibles, et de la lutte contre ces maladies. Elle a pour mission première de dispenser une assistance technique et scientifique et d’appuyer la mise en œuvre de plans et de programmes dans les États et Territoires membres. Toutes les activités de la Division ont pour vocation principale de promouvoir la santé et le bien-être des populations, d’aider les communautés à prévenir les maladies, à se soigner et à se maintenir en bonne santé, et de réduire les inégalités en santé. La Division s’emploie avant tout à améliorer et à protéger la santé publique (santé de la population) et a choisi de ne pas axer son action sur les services de traitement centrés sur l’individu. Elle comprend trois programmes : surveillance, préparation et réponse ; prévention et lutte contre les maladies non transmissibles ; et services cliniques. Le poste est à pourvoir au sein du Programme surveillance, préparation et réponse.

 

Fonctions  L’Adjoint·e administratif·ve (finances et administration) contribuera à la gestion administrative et financière, au suivi et à l’établissement de rapports, et apportera un soutien administratif à l’équipe de soutien de programme.

 

Les principales responsabilités de la personne titulaire du poste sont les suivantes :

  1. Assurer le secrétariat et l’administration de la Division santé publique pour toutes les équipes de soutien
  • Veiller à ce que des services efficients soient fournis en temps opportun à la Division (ressources humaines, réunions, ateliers, déplacements et protocoles).
  • Organiser et effectuer tous les travaux de photocopie, et expédier les courriers en veillant à utiliser les modèles et les systèmes d’archivage électronique agréés.
  • Suivi/procès-verbaux des réunions d’équipe de soutien de la Division.
  • De concert avec le·la Chargé·e des finances et de l’administration de la Division, s’occuper en collaboration avec la Section publications et l’imprimerie des supports didactiques à éditer/imprimer, puis à adresser aux États et Territoires insulaires océaniens, et tenir le registre de tous les recouvrements intégraux des coûts y afférents.
  1. Amélioration continue du système administratif de la Division santé publique, des processus et de la gestion des données dans le module Jobs du système de gestion financière Navision et dans le système de gestion des formations
  • Contribuer et apporter un appui au développement continu du système/d’outils de gestion administrative.
  • S’occuper en particulier des procédures documentées afin d’assurer une approche cohérente dans le cadre des politiques et procédures propres à la CPS.
  • Apporter un soutien continu à l’amélioration du système de gestion des formations et au module Jobs de Navision.
  1. Contribuer au soutien financier et à la gestion financière des projets
  • Coordonner les achats et la gestion des immobilisations conformément aux politiques et aux procédures de la CPS.
  • Vérification des écritures comptables liées aux projets dans tous les domaines financiers.
  • Vérification des écritures du grand livre comptable au regard des activités prévues dans le plan d’activité.
  • Contribuer à faciliter les audits de projet conformément aux exigences des bailleurs stipulées dans le protocole d’accord/la lettre d’accord.
  • Assurer le suivi des justifications de l’emploi des fonds fournies par les agents des programmes ou les partenaires/organismes bailleurs.
  • Assurer la gestion du système de justificatifs en rapport avec la petite caisse et la reconstitution, en temps opportun, de la caisse.
  • Veiller à la bonne tenue de tous les rapports d’audit de projet.
  1. Jouer un rôle moteur dans l’organisation des déplacements, ateliers et conférences
  • Organiser les déplacements et s’occuper des indemnités journalières pour les équipes de soutien de la Division, les consultants et les États et Territoires insulaires océaniens conformément à la Politique de la CPS relative aux achats.
  • Préparer les lettres de notification de visite conformément à la politique de la CPS et assurer leur envoi dans les pays au moins trois semaines avant la visite prévue.
  • Organiser les déplacements et les aspects logistiques, et en informer les intéressés.

 

Pour de plus amples informations sur les principales responsabilités du poste, veuillez consulter le descriptif de fonctions en ligne.

 

Principaux critères de sélection

 

  1. Qualifications
  • Diplôme dans un domaine pertinent, tel que la comptabilité ou la gestion financière.
  1. Compétences techniques
  • Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine du secrétariat et de l’administration, avec des activités de gestion financière, dans une organisation reconnue.
  • Bonne connaissance pratique de la comptabilité de projets et des exigences en matière d’établissement de rapports connexes.
  • Utilisation de logiciels de comptabilité et de systèmes de gestion et d’information modernes.
  • Excellentes aptitudes à la communication et bonne maîtrise de l’outil informatique, en particulier des applications Microsoft Office.
  1. Compétences linguistiques
  • Solides compétences de communication en anglais.
  1. Compétences interpersonnelles et sensibilité culturelle
  • Esprit d’équipe et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et multilingue.
  • La connaissance des États et Territoires insulaires océaniens constitue un atout.

 

Traitement et conditions d’emploi

 

Durée du contrat – Ce poste est à pourvoir pour une durée initiale de trois ans ; le premier contrat pourra être renouvelé en fonction des résultats obtenus et de la continuité du financement.

Traitement – Le poste d’Adjoint·e administratif·ve (finances et administration) se situe dans la classe 6 du barème 2020 des traitements de la CPS, ce qui correspond à un traitement mensuel de départ compris entre 282 228 et 352 785 francs CFP. Le montant du traitement proposé à l’entrée en fonction se situe en principe dans la moitié inférieure de cette fourchette, mais il sera tenu compte des qualifications et de l’expérience du·de la candidat·e. L’ascension au sein de la fourchette salariale dépend ensuite de l’évaluation des résultats annuels. Pour l’heure, les agents de la CPS en poste en Nouvelle-Calédonie ne sont pas assujettis à l’impôt sur le revenu.

Égalité des chances – La CPS respecte le principe de l’égalité des chances et le recrutement de son personnel se fonde entièrement sur le mérite. Toutefois, si le comité de sélection estime que deux candidatures présélectionnées présentent les mêmes qualifications, la préférence sera donnée aux ressortissant·e·s des États et Territoires insulaires océaniens.

Protection de l’enfance – La CPS s’engage en faveur de la protection de l’enfance dans tous ses domaines d’intervention, y compris ceux qui n’impliquent pas de côtoyer directement des enfants. La Politique de la CPS relative à la protection de l’enfance a été rédigée conformément à la Convention relative aux droits de l’enfant.

Extrait de casier judiciaire – Il sera demandé aux personnes dont la candidature a été retenue de présenter un extrait de casier judiciaire.

Langues – Les langues de travail officielles de la CPS sont l’anglais et le français.

 

Modalités de candidature

 

Date limite de dépôt des candidatures : 31 Mai à 23h00.

Référence du poste : AL000287

 

Les candidatures doivent être déposées en ligne sur le site suivant : http://fr.careers.spc.int/.

Les dossiers de candidature sur papier ne seront pas acceptés.

Seuls les dossiers de candidature complets seront pris en considération. Chaque dossier doit contenir :

  • un curriculum vitæ à jour, dans lequel figureront les coordonnées de trois références professionnelles ;
  • une lettre d’accompagnement exposant les compétences et l’expérience du·de la candidat·e au regard des principaux critères de sélection, ainsi que ses motivations ; et
  • les réponses à l’ensemble des questions de présélection.

Toutes les pièces du dossier doivent être jointes au format Microsoft Word ou Adobe PDF.

Tous les postes à la CPS font l’objet de questions de présélection spécifiques. Veillez à répondre à toutes les questions de présélection. À défaut, votre candidature sera jugée incomplète et ne sera pas prise en compte lors de l’étape de présélection.

 

Questions de présélection

  1. Quelles sont les clés de réussites afin de mener à bien des réunions, conférences d’envergure régionale ?
  2. Selon vous, quels sont les éléments essentiels permettant à une équipe de produire du travail de grande qualité ?
  3. Pourquoi est-il important de s’assurer que chaque dépense soit attribuée à une ligne budgétaire spécifique et correcte ?

JD_Finance and Administration Assistant_Fr.docx


Type: Contrat local

Catégorie: Santé Publique

Identifiant de référence: AL000287

Date d'affichage: 05/06/2020